COMO ORGANIZAR FESTAS DE FORMATURAS EM JOÃO PESSOA SEM GASTAR VALORES ABSURDOS

Olá! Aqui é Jonathan da CJB Produções e hoje eu vou te apresentar os nossos bastidores quando falamos sobre organização de festas de formatura em João Pessoa.

Um dos gigantescos problemas, se não for o pior de todos, é a grande dúvida sobre quem realmente deve ser contratado para produzir a festa de formatura.

Infelizmente, dezenas de empresas da área de eventos abrem e fecham suas portas todos os meses em toda a Paraíba.

Umas por falta de uma administração empresarial feita de forma 100% profissional, outras por não aguentar os altos encargos trabalhistas e tantas outras por usar o dinheiro de uma turma já com contrato fechado para pagar as “festas de graça” que são ofertadas as possíveis novas turmas que serão clientes.

O que mais eu fico preocupado é com esta negociação estilo portugueses e índios…

Como assim Jonathan?

Deixa eu te explicar…

É muito comum eu ouvir aqui todos os dias as seguintes frases:

“Ah, se você fechar conosco a sua festa, você vai ganhar de graça um IPHONE X..”

“Feche agora conosco e ganhe um final de semana em PIPA por nossa conta…”

Você não sabe mas, na prática, quem paga por esses mimos é você, sua turma e as outras turmas que já fecharam com a “empresa” que está te fazendo promessas e mais promessas!

Antes de escrever este texto, me deparei com uns 8 orçamentos extremamente superfaturados que alguns amigos, participantes de comissões de formatura, me trouxeram e foi isso que me motivou a escrever esta postagem.

Essa prática é exatamente para que você “ganhe seus brindes”, ache que é a melhor oferta e feche os eventos com valores 3 a 4 vezes acima do valor de mercado.

Agora a decisão é sua!

Ou você continua se iludindo para ganhar brindes, celulares, “festas gratuitas”, viagens e pagar entre 3 a 4 vezes a mais do valor normal de mercado…

Ou continua lendo esta página e vai entender como a CJB trabalha para transformar o seu sonho em um evento com o custo real, que cabe dentro do bolso da sua turma e como escolher a empresa correta para sonhar junto com você para fazer a melhor festa possível.

Preparado(a)?

Passo 1 – Definição de datas

Formaturas em João Pessoa

Eu sempre falo para os meus clientes que a escolha da data é algo muito importante.

É exatamente neste momento que saberemos se, por exemplo, o salão de festas pretendido estará disponível para receber a sua festa de formatura ou se a banda ou DJs escolhidos estarão presentes no seu evento.

Fora isso, poderemos fazer uma programação de recebimentos das parcelas pré-estabelecidas entre os formandos e informar aos fornecedores que, durante os próximos X meses, eles receberão R$ X até a data da sua festa.

O meu conselho é que as festas de formatura sejam agendadas em datas menos concorridas, como exemplo outubro, novembro, janeiro e fevereiro.

Os outros meses são bastante disputados entre noivas, debutantes e empresas.

Em um grande resumo, eu vou deixar aqui 04 pontos para você analisar com o restante da comissão de formatura.

1. Quais serão as festas que iremos fazer? (abaixo tem uma lista de tipos de festas)
2. Quais são os lugares que comportam cada festa, levando em consideração a quantidade de pessoas?
3. Festa dia de semana ou apenas no final de semana?
4. Quais são as datas do ano que são mais ou menos concorridas?

Alguns desses pontos serão abordados durante esta postagem.

Caso deseje conversar pessoalmente comigo para conversarmos sobre esses e outros assuntos, é só agendar sua reunião no 083 98818-3607.

Passo 2 – Definição de valores

Formaturas João Pessoa

Por mais incrível que pareça, esta é a fase mais simples de ser definida junto a turma e muitas comissões de formatura não tem a mínima ideia de como organizar esta parte.

Olha só como é simples!!!

Como cada pessoa tem uma realidade financeira, é impossível obrigar a todos a pagarem o mesmo valor.

Muitas comissões de formatura passam semanas visitando centenas de empresas que encontram no mercado para colecionar orçamentos e ver se terão uma noção de quanto será necessário para investir.

Você sabia que este é o caminho errado?

Vou te explicar!

Digamos que você já fez todas as visitas, gostou de 3 lugares e o orçamento para 250 pessoas está perto de 180 mil reais. (Calma! São dados hipotéticos…)

Você chegou para a sua turma e informou que o mais interessante, não o mais barato), é o salão X e que dividindo para 40 alunos vai ficar R$ 4.500 reais a ser pago durante o próximo ano.

Algumas pessoas acharão o valor extremamente alto e irão reclamar, apesar de todos os seus esforços.

Outras irão achar o preço razoável e outras não irão participar por condições financeiras.

Possivelmente, você ficará um pouco chateado(a) pois os seus esforços serão “em vão”.

Para que isso não aconteça, você precisa fazer exatamente o que eu vou te explicar.

Reúna a turma e escreva no quadro da sala todas as festas possíveis e imagináveis.

Segue uma TABELA EXEMPLO com todos os tipos de festas e eventos de turmas de universidade que eu fiz ao longo dos últimos anos.

Com esta lista, você começa a anotar o nome das pessoas que estão interessadas em participar de todos esses eventos e quanto cada um está disposto a investir por festa.

Nada além disso.

O que te ensinei agora é a previsibilidade financeira de cada evento.

Com estas informações em mãos, você terá o caixa inicial para a contratação dos fornecedores e, a partir deste momento, poderá analisar qual o perfil de empresa que poderá ser contratada com base no valor estimado.

Passo 3 – Escolha dos fornecedores

Formaturas João Pessoa

A partir deste momento, você já tem em mãos os valores iniciais que cada formando poderá contribuir e quantas pessoas possivelmente participarão de cada festa.

Agora sim é a hora de fazer as devidas cotações com as empresas e ver quais as que se encaixam dentro do valor estimado para cada evento.

Mas, antes de você sair ligando para Deus e o mundo, não seria melhor você procurar uma produtora de eventos bem relacionada com os fornecedores e com mais de 20 anos de mercado?

A propósito, a CJB está no mercado desde 1999 e tem relacionamento direto com centenas de empresas de João Pessoa, Recife e Natal.

O papel da CJB nesta etapa é realizar todas as cotações com os fornecedores que realmente se encaixam no valor pré-estabelecido na etapa anterior.

Na prática, enquanto você está aproveitando o seu tempo livre para estudar, assistir um filme ou até mesmo ir a praia, nós estaremos fazendo a pesquisa de campo com nossos parceiros e, em alguns dias, agendaremos uma reunião presencial para apresentarmos as propostas.

#ficaAdica =)

Só para você ter noção da quantidade de serviços envolvidos em uma festa e de como realizamos o nosso trabalho de campo, disponibilizei mais uma tabela de levantamento de custos com alguns dos segmentos que possivelmente estarão em uma das festas.

Use à vontade!

Lembre-se apenas que nem sempre devemos contratar os serviços apenas pelo valor mais barato.

Levo em consideração dezenas de fatores como qualidade da prestação do serviço, pontualidade, apresentação física dos equipamentos, alimentos e bebidas, atendimento ao cliente, etc.

Fora isso, gosto sempre de manter um excelente relacionamento com os fornecedores que são tão preocupados quanto eu quando o assunto é qualidade e excelência em prestação de serviços.

Todos os meus fornecedores já sabem como é a nossa metodologia de trabalho e sempre me mantem atualizado sobre valores, ofertas, novos produtos e serviços.

Tudo isso foi construído ao longo de 20 anos de trabalho constante na área de eventos.

Passo 4 – Análise de contratos e organização de pagamentos

Formaturas João Pessoa

Com todas as propostas revisadas e fornecedores escolhidos, chegamos na parte burocrática do evento.

Para quem nunca fez um contrato de prestação de serviços, esta é a parte considerada como a mais chata e boa parte das pessoas não tem a mínima paciência para analisar as entrelinhas.

Elas acabam assinando um contrato com conteúdo duvidoso, sem informações detalhadas da prestação do serviço e, no final das contas, saem prejudicadas quando o serviço não é bem prestado.

Para evitar esse tipo de problemas, a CJB sempre solicita a todos os fornecedores o orçamento, modelo de contrato e modelo de recibo para que os nossos advogados possam analisar tudo e solicitar ao nosso fornecedor as devidas correções, quando necessário.

Por conta destes e de outros detalhes, fazemos questão de trabalhar sempre com as mesmas empresas que mantem a qualidade e excelência desde a proposta até o final da prestação do serviço.

Eu poderia muito bem escrever dar continuidade a este tópico e escrever sobre os 20 anos de análises contratuais e todos os absurdos que encontramos ao longo desses anos, mas, este não é o objetivo desta postagem. 😀

Apenas fique atento aos seguintes detalhes que precisam estar listados em propostas e contratos:

• Contratação de equipamentos: itens que devem ter dentro do contato
  • Marca
  • Modelo
  • Quantidade
  • Valor unitário
  • Valor total
  • Desconto
  • Valor final.
• Contratação de mão de obra:
  • Especificação (técnico áudio visual, por exemplo)
  • Atividades a serem executadas: serviço A, B, C, D
  • Duração da prestação do serviço: das xx:00 às XX:00
  • Se tem pausa ou não durante a execução do serviço
  • De quem é a responsabilidade de alimentação e deslocamento do prestador do serviço
  • Se existirem equipamentos agregados ao prestação, quais são e as devidas quantidades.
• Locação de espaços:
  • Áreas disponíveis e suas respectivas medições: salão, banheiro, cozinha, área aberta, etc
  • Bens do imóvel: mesas, cadeiras, toalhas, freezers, gerador, etc
  • Horários de montagem, execução do evento e desmontagem
  • Limpeza do espaço: se tem equipe da empresa, se tem que contratar por fora, etc
  • Segurança do local ou terceirizada?
  • Em caso de danos ao patrimônio, como será resolvido?

Como você percebeu, essas são apenas informações iniciais para você entender que, quanto mais detalhes dentro de um contrato, melhor para ambas as partes.

Ou seja, o certo (aquilo que está sendo contratado) e o errado (tudo aquilo que pode dar problema) tem que estar previsto em contrato também!

Relacionado a organização dos pagamentos, o bom e velho Excel é essencial para ajudar no controle do que já foi pago ou não.

A ideia é super simples.

Anote todas as empresas que serão contratadas em uma coluna e nas demais o mês/ano que antecedem o evento.

Abaixo eu coloquei um modelo para que você possa usar a vontade para organizar as finanças da sua festa.

Tabela de exemplo: festa de 50% de curso

Analisando rapidamente a tabela acima, temos o controle de tudo o que foi pago e do que está pendente durante os próximos meses.

Caso os pagamentos da turma sejam mensais, os pagamentos a todos os fornecedores serão feitos mensais.

Se a turma pagar de uma única vez por evento, esta será a melhor opção para pagar uma entrada para fechamento de contrato e reserva de data a todos os fornecedores e o restante ou mensalmente ou até 05 dias antes do evento.

Logo, só se perde nos pagamentos quem não se organiza para isso.

Mesmo assim, se você está achando tudo complicado, não se preocupe!

Para isso que existe a CJB Produções na vida da sua turma.

Nós organizamos toda a parte de análise orçamentária, análise contratual, pagamentos, recibos e execução de eventos.

Agende agora a sua reunião através do 083 98818-3607.

Iremos explicar exatamente todas essas atividades e adaptar tudo a realidade financeira da sua turma.

100% de transparência, organização e zero de dor de cabeça.

Passo 5 – O dia da festa

Formaturas João Pessoa

Nossa!

Só em pensar sobre o que irei escrever aqui, passou um filme de 20 anos na minha cabeça.

Centenas de eventos acompanhados do absoluto zero e colocando tudo em prática.

Nesta parte eu vou passar a minha versão como organizador de eventos, combinado?

“Simbora matutar!”

Antes de qualquer coisa, na semana do evento, eu gosto de agendar com os fornecedores um cafezinho para sair um pouco do escritório e analisar todo e qualquer problema que possa vir a acontecer no dia do evento.

Se o local do evento estiver disponível na semana da festa, eu já começo a organizar a entrega de todos os equipamentos mais pesados e serviços mais demorados para montagem dias antes do evento.

Com isso, evito aborrecimentos no dia da festa e aquela famosa corrida contra o tempo.

Geralmente, os serviços essenciais como o som, luz, dj, estruturas, cobertas, tendas, mesas e cadeiras, barman, decoração e gerador são os produtos que eu consigo acelerar na semana do evento.

Imagina só dezenas de empresas tendo que entregar na mesma hora os seus serviços… uma correria absurda para um local que, em sua grande maioria, não tem espaço específico para carga e descarga de material.

O dia da festa, pelo menos pra mim, é para realizar os últimos retoques e enviar as fotos para a turma para deixar todos tranquilos e ansiosos!

Se você prefere ter ataques do coração e cabelos brancos, é uma opção exclusiva sua!

Ou você resolve contratar todas as empresas mais baratas, aquelas que precisam fazer dezenas de festas no mesmo dia para ganhar dinheiro, e reza a Deus para que elas entreguem o que foi prometido para o seu evento..

Ou contrata a nossa produtora de eventos e aproveita a sua festa sem nenhum tipo de aborrecimento.

Bom, agora que você já conheceu um pouco dos bastidores da minha produtora de eventos, eu tenho um convite para te fazer.

Se você é uma pessoa que quer fazer uma excelente festa e realmente não quer ter nenhum tipo dor de cabeça, te convido a agendar uma reunião presencial aqui na sede da CJB.

Além do cafezinho maravilhoso e aquele queijo de coalho assado, iremos conversar sobre o seu evento, organização financeira e tudo aquilo que poderá ser feito sem precisar deixar toda a sua turma extremamente endividada.

Entre em contato agora conosco pelo 083 98818-3607 e agende o seu horário exclusivo de atendimento.

Qual sua Formatura?

Formaturas João Pessoa

Durante nossas vidas passamos por diversos estágios de nossas vidas acadêmicas, cada delas representa uma conquista e uma nova fase de nossas vidas profissionais e pessoais. Cada uma também carrega suas historias que vão ficar para sempre marcados e vão definindo quem somos, por isso é mais do que importante, é necessário comemorar cada um deles.

Aqui na CJB Produções trabalhamos com todo tipos de formaturas, desde a formação do ABC ate sua colação de Gral de Nível superior, em cursos de aperfeiçoamento e tudo mais! Escolha a baixo uma opção e vamos te guiar no processo de realizar este evento da maneira mais bem sucedida possível.

Serviços

Formaturas João Pessoa

Porém, se você já tem em mente exatamente como vai querer realizar esse grande sonho e o que falta é só escolher e decidir quais os serviços e fornecedores que vai querer no dia, acompanhe a baixo os links para cada um dos serviços essenciais para sua formatura.

Nesses posts vamos dar ênfase a cada um desses serviços e todos os passos que você deve seguir para contratar aquele que realmente vai prover aquilo que você espera no seu grande dia.

Além disso você também vai ter acesso aqui a todos os nossos orçamentos de cada um desses serviços em específico.

Ficou encantado com a presteza de nosso site? Você ainda não viu o que podemos fazer pelo seu evento! Vem com a gente realizar este sonho!

A CJB Produções é uma produtora de eventos com quase 20 anos de atividade, e experiência de sobra para realizar seu evento com total qualidade e excelência.

Nossa extensa atuação no ramo nos garantiu um excelente relacionamento com todos os profissionais do mercado, além de ter o conhecimento de todas as nuances as áreas que foram apresentadas, para que nada tenha a mínima chance de sair errado em seu evento.

Possuímos diversos serviços de excelência para realizar a sua formatura com total assistência e confiança. Nossos Serviços vão da Sonorização, DJ e Pista de Dança até o Cerimonial e a mais completa Acessória do mercado.

Formaturas João Pessoa, se você não tem nem uma ideia por onde começar a organizar seu evento então vem com a CJB realizar esse sonho incrível!

Gostou de nossa maneira de trabalhar? A CJB Produções inda pode fazer muito mais pela sua festa! Confira todos nossos SERVIÇOS.

Ou entre em contato agora mesmo!

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